V dnešní době, kdy se ve firmách řeší jakákoliv úspora se často zapomíná na agendu spojenou s evidencí pracovní doby a s ní spojenou přípravou podkladů pro mzdy. Přitom právě zastaralý docházkový systém, který není schopen pokrýt neustále se měnící potřeby vaší firmy, může zbytečně navyšovat náklady celkem ve třech oblastech. V první řadě jsou to náklady na administrativu, sledování a vyhodnocování docházky, druhou oblastí jsou náklady na samotné účetnictví a v neposlední řadě samozřejmě mzdové náklady na nedochvilné zaměstnance. Pojďme se společně podívat na to, jak vám s těmito úsporami může pomoci jednoduchý přechod na nový docházkový systém.
„Zastaralé docházkové systémy totiž trpí různými nedostatky, které vaši firmu stojí zbytečné peníze. Přitom existuje jednoduchý způsob, jak tento problém elegantně vyřešit.“, říká Michal Hochman, CEO Alveno.
Moderní docházkový systém ušetří peníze i čas
V současné době není překvapením, že trend v evidenci docházky je vzdálený přístup a bezpečné uložení dat na cloudu. Evidenci pracovní doby tak zvládnete snadno na dálku, přes jakékoliv zařízení připojené k internetu. Bez problému tak zaznamenáte práci zaměstnance na home office, ale i zaměstnance v terénu, u něhož si jednoduše ověříte polohu přes GPS v mobilním telefonu.
Díky moderním docházkovým systémům tak jednoduše reportujete docházku, připravíte si přehled směn, dovolených i nárok na stravenky. Administrativní zátěž tak v mnoha případech spadne i na polovinu oproti použití klasického systému evidence docházky.
Cloudový docházkový systém přináší úsporu nejen firmám, ale i samotným zaměstnancům. Každý zaměstnanec si může například sám zažádat o dovolenou. Pokud máte nastaveno oprávnění na míru vaší firemní struktuře, tak se následně žádost dostane ke kompetentní osobě, zobrazí si ji přehledně v kalendáři, aniž by bylo nutné domlouvat si osobní schůzku a snadno dovolenou schválit.
„Často se potkáváme s obavou o data uživatelů. Ruku na srdce, určitě do zabezpečení Vašeho serveru neinvestujete tolik finančních prostředků, jako renomovaní poskytovatelé těchto řešení. Cloudové řešení je jedno z nejbezpečnějších forem uložení dat.“, dodává Michal Hochman, CEO Alveno.
Další výhodou docházkových systémů je, že využívají čtečky čipů a vyspělé biometrické čtečky, jejichž citlivé snímače zaručují spolehlivou identifikaci. Díky přesné a rychlé evidenci příchodů vašich zaměstnanců na pracoviště, jejich odchodů i pauz, můžete měřit odpracovaný čas s vysokou přesností. Data o odpracované době pak snadno zpracujete a vytvoříte z nich podklady pro výplaty, do účetního systému je totiž jednoduše vyexportujete na pár kliknutí.
Díky takto přesné evidenci pracovní doby máte ihned k dispozici podrobný přehled o pauzách a včasných příchodech a odchodech. Získáte tak přesnější podklady pro zpracování mezd a vašim zaměstnancům tak zaplatíte za čas, který skutečně strávili v práci. Možná si řeknete, že nějaká ta minuta pauzy navíc je nepodstatná, ale časté odchody zaměstnanců na kuřácké pauzy, kávy nebo svačiny, každodenně zaberou i několik desítek minut nad rámec běžné pauzy na oběd. Vynásobíte-li si tyto minuty počtem zaměstnanců, možná budete překvapeni.
„Personalisté z řad našich zákazníků šetří desítky hodin měsíčně díky efektivnější práci s docházkovým systémem. Když si spočítáte náklady na personalistu v podobě promrhaných hodin s administrativou bez docházkového systému a k těm přičtete průměrné pozdní příchody a prostoje způsobené neevidovanými pauzami, zjistíte, že finanční úspora se pohybuje v řádech vyšších desítek až stovek tisíc korun i s odvody.“ ,dodává Michal Hochman, CEO docházkového systému Alveno.
AUTOR: Michal Hochman, CEO docházkového systému Alveno.
Tento článek vyšel v:
