ČLÁNEK PŘIPRAVEN VE SPOLUPRÁCI S DOCHÁZKOVÝM SYSTÉMEM ALVENO.
Pokud zakládáte firmu, máte celý seznam priorit a ruku na srdce, evidence docházky a pracovní doby mezi nimi nejspíše nebude. Evidovat i archivovat pracovní dobu je přitom vaší povinností, a to nejen kvůli případné kontrole z inspektorátu práce. Na to mnoho podnikatelů v České republice zapomíná, a nejsou to zdaleka jen ti začínající. Mnoho z nich navíc často pojem evidence pracovní doby zaměňuje za evidenci docházky. Jak to tedy je a jak evidovat pracovní dobu v době, kdy mnoho zaměstnanců střídá svou přítomnost v kanceláři s prací na home office a někteří na pracoviště nechodí vůbec?
Rozdíl mezi evidencí pracovní doby a evidencí docházky
Evidence pracovní doby označuje reálnou odpracovanou dobu zaměstnance. Tedy dobu, kdy se věnuje své náplni práce podle pracovní smlouvy. Evidence docházky je na oproti tomu celá doba, po kterou je zaměstnanec přítomen na pracovišti nebo v objektu zaměstnavatele. Evidence docházky tak pokrývá i dobu, po kterou byl zaměstnanec na pracovišti, ale nepracoval – například měl pauzu, odskočil si k lékaři, přespával mimo pracoviště v rámci služební cesty apod.
Evidence pracovní doby jako zákonná povinnost
Podle zákoníku práce (ust. § 96) má zaměstnanec, a tudíž i zaměstnavatel, povinnost evidovat pracovní dobu. Zákon ale nestanovuje, jak má zaměstnavatel evidenci provádět. V praxi tak povinnost evidovat pracovní dobu a nastavení procesu často připadá na HR ředitele, účetní, finanční ředitele, ale i IT specialistu.
Bez ohledu na to, komu tuto povinnost svěříte, vždy se ujistěte, že evidence je nastavena tak, aby byla jednoduše dokazatelná v případě kontroly z inspektorátu práce. Evidenci je potřeba archivovat takovým způsobem, aby byla přehledná a průkazná Odměnou za správně nastavený proces zaznamenávání pracovní doby Vám pak bude následná výhoda v podobě snadného zpracování mezd.
A jak se v českých firmách eviduje pracovní doba? Provedli jsme malý průzkum a částečně jsme si oddechli – doby, kdy se používala tužka a papír jsou naštěstí dávno pryč. I přesto však přibližně 30 % oslovených firem stále zpracovává docházku v tabulkovém editoru. Klasické excelové tabulky jsou ve firmách dobře zabydlené, mají však celou řadu nevýhod. Takto evidovanou docházku nelze jednoduše sdílet, aktualizovat, přeposílat, ani napojit na mzdový systém. K tomu si přičtěte komplikované zálohování, dohledávání dat, riziko smazání, nebo ztráty celého počítače apod. Nejlepším lékem na tyto neduhy jsou moderní docházkové systémy, které jsou často založeny na cloudovém řešení.
Jak pomůže moderní docházkový systém
Už 21 let žijeme v 21. století, proto se i evidence docházky, která usnadňuje konečnou evidenci pracovní doby, dočkala postupné digitalizace. Moderní docházkové systémy umožňují pohodlně a jednoduše evidovat kompletní docházku zaměstnance. Nejedná se přitom jen o evidenci příchodů a odchodů. Právě díky různě nastavitelným výjimkám, jako jsou dovolená, služební cesta, přestávky na pauzu, ale také lékařská prohlídka a jiné, tyto systémy následně poskytnou informace o kompletní pracovní době zaměstnance.
„Docházkový systém Alveno jde ještě dál. Protože se jedná o cloudové řešení, máte k datům přístup odkudkoliv. A nejen vy, ale také vaši obchodní zástupci nebo zaměstnanci pracující na home office. Evidence docházky je naprosto jednoduchá díky online čtečce, která je plně integrována v uživatelsky přívětivém prostředí,“ říká Michal Hochman, CEO docházkového systému Alveno.
Díky tomu na začátku měsíce jednoduše potvrdíte, případně po konzultaci se zaměstnancem opravíte docházku, čímž okamžitě získáte podklady pro fakturaci do mzdových systémů. Všechna data jsou následně dohledatelná doslova na několik kliknutí, a navíc odpadá riziko jejich ztráty.
Jak je to s evidencí docházky na home office
Home office je v poslední době často skloňovaným tématem. V některých firmách (a nejen v těch, které podnikají v oblasti IT) už zaměstnanci pracují téměř 2 roky doma. Mnoho dalších firem pak postupně přešlo na hybridní model práce, kdy jsou zaměstnanci například 2 dny v kanceláři a další dny jsou doma na home office.
Na jednu stranu je využívání home office efektivním modelem, na druhou stranu zaměstnavatel ztrácí přehled o tom, kdo je v práci, kdo má dovolenou, nebo kdo si zrovna odskočil k lékaři. A opravdu zde nejde o důvěru či případnou nedůvěru mezi oběma stranami. I práce v režimu home office je pracovní dobou a je nutné nezapomínat, že zaměstnavatel má vůči zaměstnanci i v těchto případech mnoho povinností. Stačí zmínit jen bezpečnost a ochranu zdraví při práci (BOZP), kdy zaměstnavatel zodpovídá za svého zaměstnance z pohledu bezpečnosti pouze tehdy, když vykonává práci. Připočtěte k tomu vysokou flexibilitu home office i to, že si jej často vybírají lidé v profesích, které využívají pružnou pracovní dobu, a získáte představu o tom, proč je právě evidence docházky tolik důležitá. Důvodů, proč mít přehled o tom, kdy zaměstnanec vykonává práci a kdy má přestávku, je tak celá řada.
Autor: Tomáš Foltas
Tento článek vyšel v:
